Normas para una Videoconferencia | RRHH DQ

Normas para una Videoconferencia; El contacto visual es importante, así que mire directamente a la cámara, no a su interlocutor.
Que levante la mano quien haya oído hablar de Zoom antes de marzo de 2020. Si es nuevo para ti, no eres el único. Cuando se produjo la pandemia del COVID-19 y se empezaron a imponer los cierres, mucha gente tuvo que pasar rápidamente a trabajar completamente en línea, desde casa. Esto significó que el software de videochat, como Zoom, pasó de ser bastante raro a ser omnipresente. En diciembre de 2019, Zoom tenía un promedio de 10 millones de usuarios al día. Para abril de 2020, ese número se disparó a más de 300 millones, ya que la gente se conectó para el trabajo, la escuela, los encuentros sociales e incluso las citas. Zoom está ahora en todas partes como líder en software gratuito de videoconferencia.

El fenómeno de las reuniones online ha creado todo un mundo nuevo y, con él, todo un nuevo conjunto de reglas de etiqueta para una videoconferencia. Al principio, todo el mundo estaba confundido y trataba de adaptarse a los golpes, pero ahora, después de un año, hay algunas directrices claras sobre lo que hay que hacer y no hacer en las videollamadas.

MBA Dirección de Empresas Online

Sólo porque puedas programar algo como una videoconferencia de Zoom no significa que debas hacerlo. De repente hemos empezado a convertir cada llamada en una videollamada, y en algunos casos, el teléfono sería más sencillo, más eficaz y ahorraría tiempo. A menos que haya una razón por la que necesites ver las caras de todo el mundo, evita el estrés y el ancho de banda adicionales del vídeo.

En las reuniones virtuales puede existir la tentación de invitar a cualquiera y a todo el mundo, ya que el espacio no es una consideración. No lo hagas. Al igual que en las reuniones presenciales en el lugar de trabajo, no es necesario invitar a la gente simplemente por cortesía. Si el contenido o el propósito de la llamada no se aplica directamente a una persona, no la invites ni la obligues a asistir.

A la larga, estas normas para una videoconferencia deben respetarse o estarás perdiendo tiempo de producción o estudio.

¿El paso en falso más común en las normas para una videoconferencia? Mirar el recuadro de vídeo de la persona con la que están hablando o mirar fijamente la miniatura de vídeo de ellos mismos. Puede parecer contradictorio, pero lo correcto es mirar directamente a la cámara. «Al principio resulta un poco incómodo, pero créeme, la otra persona sentirá que la estás mirando directamente», dice Rennetta, experta en etiqueta y coach de ejecutivos. «Este consejo es especialmente importante para las reuniones de negocios de Zoom, donde el lenguaje corporal no verbal es tan importante, o quizás más, que lo que tienes que decir».

Vestirse adecuadamente para la ocasión no sólo te ayudará a tener un aspecto más profesional o presentable, sino que ponerte un traje completo también te ayudará a estar en el espacio mental adecuado.

Dentro de las normas para una videoconferencia, si se trata de una llamada de Zoom del trabajo por ejemplo, vístete para trabajar; si es una hora feliz, ponte una camisa bonita y unos vaqueros; si es una reunión de la escuela, lleva un conjunto completo.

El secreto para ser eficaz en una videoconferencia es simplemente actuar como si efectivamente estuvieras manteniendo contacto físico real.

No ser consciente de cuándo se activa o desactiva el silencio es la forma más rápida de parecer un novato en una videoconferencia. Las normas para una videoconferencia básicas se basan en mantener el silencio a menos que estés hablando. Así se eliminan los ruidos de fondo, las alertas electrónicas y otros elementos irritantes como el ruido que produce masticar chicle o beber agua. Sólo asegúrate de estar atento al icono de silenciar/desactivar el sonido para no olvidarte de desactivarlo cuando sea tu turno de hablar. Una de las frases más repetidas estos días es: «¡Espera, todavía estás en silencio!» (sobre todo en Zoom).

La gente se distrae fácilmente en las videollamadas y se encontrará preocupada por tus montones de ropa sucia en el suelo o tu fascinante colección de star wars.

Una de las normas para una videoconferencia es sin duda añadir un fondo virtual que no meta mucho ruido. Sí, puedes arreglar tu entorno para que esté limpio, ordenado y distraiga menos, pero la solución más sencilla es por ejemplo utilizar uno de los fondos de Zoom que bloquea automáticamente tu entorno.

Una llamada videoconferencia de Zoom, por ejemplo con el vídeo apagado, no es más que una llamada telefónica con mala calidad de audio. El objetivo de una videoconferencia es que la gente pueda verse, y apagar la cámara es una grosería.

Dentro de las normas para una videoconferencia, mantener la cámara apagada indica que, o bien pareces un desastre, o bien tu plan es hacer varias cosas a la vez durante la reunión en lugar de prestar toda tu atención.

Si organizas una videoconferencia con Zoom por ejemplo, es conveniente establecer dos horas de inicio -una suave y otra dura- y abrir la sala de reuniones con antelación. La «hora de aparición» es de cinco a diez minutos antes de la hora de inicio y permite a los participantes solucionar cualquier problema con la tecnología una vez que se conectan. (Si eres un participante, planea conectarte antes, independientemente de que se especifique o no). Además, al igual que en la vida real, la etiqueta adecuada de una videoconferencia es respetar el tiempo de todos empezando y terminando las reuniones a tiempo.

No hay ninguna buena excusa a estas alturas para que ningún adulto no esté familiarizado con la plataforma Zoom de videoconferencia (o similar). Es de mala educación y causa una mala impresión intentar averiguar cómo funciona todo durante la llamada, así que si no estás seguro, tómate un tiempo antes de la reunión para familiarizarte con la tecnología.

Mira YouTube o entra en una cuenta gratuita del software de videoconferencia para practicar cómo levantar la mano, usar el chat, compartir tu pantalla, silenciarte y otras funciones básicas.

Vídeo: Como usar Zoom – PASO A PASO

Otra de las normas fundamentales para una videoconferencia es mantener la percha como dios manda. Lo fundamental es recordar que todo el mundo puede verte en todo momento, independientemente de quién esté hablando, como hemos dicho antes, como si estuvieras en una reunión física.

Para evitar ofender a los demás, no pongas los ojos en blanco, ni muevas la cabeza con fastidio, ni parezcas aburrido, ni te limpies los dientes o la nariz, ni mastiques chicle. Se podría pensar que esto es obvio, pero en videoconferencias de DQ con alumnos certificados, pasan estas cosas más de lo habitual.

En una reunión o encuentro en persona, es más fácil ver si la gente está prestando atención y participando en lo que está sucediendo. Con plataformas digitales de videoconferencia, tienes que hacer un esfuerzo consciente para mostrar a tu jefe que estás participando, a tu familia que estás escuchando o a tus amigos que estás siguiendo el juego.

Esto puede incluir dejar la cámara encendida todo el tiempo, levantar la mano, chatear a través de texto, utilizar encuestas y otros métodos. No basta con asentir con la cabeza o murmurar «mmm-hmm» como normas óptimas para una videoconferencia.

Una videoconferencia puede parecer más informal, pero eso no significa que debas ser informal con tus modales. Cualquiera que sea la norma para reunirse en persona con este grupo es la misma norma que debes seguir con ellos en línea.

Aunque las normas para una videoconferencia pueden diferir según el tipo de reunión que se celebre, generalmente significa ser educado, decir por favor y gracias, no gritar y evitar las palabrotas.

Interrumpir en la vida real es frustrante. Interrumpir en una videoconferencia es exasperante porque significa que la persona se apropia de toda la conversación del grupo. Si te piden que intervengas, enciende el micrófono y habla cuando te lo indiquen. Levanta la mano o utilice el chat si tienes una pregunta o un comentario. No te limites a encender tu micrófono y hablar por encima de los demás oradores.

¿Cómo Seleccionar al Orador Profesional?

En las videoconferencias con muchos participantes o con personas que no conoces bien, es fácil confundirse rápidamente sobre quién está diciendo qué. Evita esto diciendo brevemente tu nombre antes de comentar. Otra forma de identificarte es asegurarte de que tu nombre de pantalla coincide con tu nombre real, en lugar de utilizar un nombre de correo electrónico o el nombre de tu cónyuge.