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Protocolo para Negocios y Empleo

Protocolo para Empleo y Negocios; Se entiende por protocolo empresarial el conjunto de reglas sociales y formales que deben cumplirse en el seno de una empresa. En él se establecen las pautas y los límites que rigen las acciones de comportamiento formal en una empresa. El protocolo sirve para lograr una buena y armoniosa convivencia en el ámbito laboral. Los pequeños detalles son los que cuentan!

Protocolo para Empleo y Negocios: Entrevista de Trabajo

¿Qué es el protocolo en una entrevista y cómo puede influir en tu rendimiento general?

Es el código de conducta que debes seguir durante una entrevista para garantizar los máximos resultados. Aunque tus habilidades, experiencia y potencial son los factores más críticos para conseguir un trabajo, tus modales y actitud también afectarán al juicio de tu entrevistador.

Entonces, ¿qué modales de comportamiento debes tener como entrevistado para llamar la atención de tu entrevistador? Descúbrelos todos en la siguiente lista.

1. Céntrate en la preparación de la entrevista

En primer lugar, el éxito de una entrevista de trabajo empieza por una buena preparación de la misma. Así que ensaya algunas de las preguntas de entrevista más habituales para el puesto y consigue algunas copias impresas de tu currículum o portafolio para el entrevistador. En general, la preparación de la entrevista te permitirá estar más relajado y concentrar toda tu energía en lo que importa.

Además, puedes preparar algunas preguntas que te gustaría hacer al entrevistador. Por ejemplo, puedes pedir más información sobre los valores de la empresa o determinadas responsabilidades del puesto. Esta iniciativa demostrará al equipo de contratación que has hecho los deberes y que sabes exactamente lo que buscas en un trabajo.

2. Muéstrate disponible y puntual en tus comunicaciones

Cuando haces una entrevista para una empresa, normalmente te comunicas con el equipo de contratación por correo electrónico o por teléfono. Responde siempre amablemente a los correos electrónicos o a las llamadas telefónicas y expresa tu disposición a conectar. Si el reclutador o el director de contratación tienen problemas para ponerse en contacto contigo, pueden pensar que eres indiferente o que no estás comprometido, y esta no es la mejor primera impresión.

La puntualidad es otro factor crucial a la hora de interactuar con una empresa, ya que demuestra tanto tu disponibilidad como tu profesionalidad. Te recomendamos encarecidamente que guardes el número de teléfono de la empresa en tu lista de contactos y que compruebes regularmente la carpeta de correo no deseado de tu correo electrónico si has solicitado recientemente un nuevo puesto. Además, recuerda trasladarte a un lugar tranquilo y libre de distracciones para responder a sus llamadas, y comprueba sensatamente tus respuestas por correo electrónico antes de enviarlas.

3. Investiga sobre la empresa y el entrevistador

Un punto clave del protocolo para empleo y negocios. Antes del día de la entrevista, es importante consultar el sitio web y las redes sociales de la empresa para conocer mejor sus servicios y su cultura. En la mayoría de los casos, los empresarios quieren saber qué te interesa de la empresa y cómo puedes contribuir a su éxito. Debes preparar esas respuestas cuidadosamente, ya que pueden convertirse en tu billete de oro para conseguir el trabajo.

Además, también es útil saber más sobre el entrevistador y su experiencia previa antes de la reunión. Por ejemplo, puedes consultar su perfil de LinkedIn e incluso enviarle una solicitud de conexión si lo consideras oportuno. Por último, asegúrate de memorizar su nombre para personalizar tu interacción durante el saludo.

4. Vístete para triunfar

Otra parte de la preparación de la entrevista es encontrar la ropa adecuada para el día de la entrevista. En resumen, intenta adaptarte al código de vestimenta de la empresa en la medida de lo posible. Si no estás seguro de lo que debes llevar, puedes consultar el sitio web de la empresa para leer sobre su cultura o ponerte en contacto con RRHH. En todos los casos, elige un atuendo ordenado y limpio que te haga sentir cómodo.

5. Llega puntual

Es importante ser puntual y llegar bien a tiempo a tu entrevista. Acude al centro de entrevistas unos 15 minutos antes para ponerte cómodo y demostrar que eres profesional. Sin embargo, llegar demasiado pronto puede ser una señal de alarma, ya que podría indicar falta de capacidad para gestionar el tiempo. En consecuencia, si algo sale mal y no puedes llegar a tiempo, informa a tu entrevistador en un tono transparente y de disculpa tan pronto como puedas.

6. Apaga el móvil

Antes de entrar en la sala de reuniones, recuerda apagar el teléfono para limitar las distracciones innecesarias. Si se te olvida, evita contestar si suena y ponlo rápidamente en modo silencio. Así, harás entender al entrevistador que tu atención está únicamente en él y en el proceso de la entrevista.

7. Da un apretón de manos firme

Un apretón de manos firme con tu entrevistador al principio de la entrevista es imprescindible dentro del protocolo para empleo y negocios para ganarte su confianza. Dale la mano con confianza, sonríe y mírale a los ojos antes de tomar asiento. Recuerda que la primera impresión importa mucho. Sin embargo, deja que el entrevistador te dé la mano primero, ya que es el anfitrión(es) de esta reunión. De lo contrario, puedes parecer un poco autoritario.

8. Mantente abierto y positivo

Es importante adoptar una mentalidad abierta y positiva durante la entrevista, mostrando voluntad de desarrollo y aprendizaje. Expresa emociones positivas, como curiosidad y asertividad, y evita declaraciones y comentarios negativos. Por ejemplo, culpar a un empleador anterior durante la entrevista es una señal de alarma para el equipo de contratación, ya que es inapropiado compartir esa información privada.

Una mentalidad abierta es visible incluso en los momentos más insignificantes. Por ejemplo, durante los primeros minutos de la entrevista, los entrevistadores suelen ofrecer al candidato algo de beber. La respuesta a este ofrecimiento debería ser siempre «¡Sí, gracias!». De este modo, los candidatos comienzan su interacción de forma positiva y abierta.

9. Cuida tu lenguaje corporal y tu tono de voz

Según las investigaciones, la eficacia de nuestra comunicación no depende sólo de lo que decimos. Más concretamente, el 56% de nuestra comunicación depende de señales no verbales, y el 37% del tono de voz. Por eso es imprescindible estar atento a estos canales de comunicación durante la entrevista.

10. Responde a las preguntas con transparencia

Como ya hemos dicho, hay algunas preguntas habituales en las entrevistas, que van desde «Háblanos de ti» a «¿Qué herramienta de gestión de proyectos utilizas?». Estas preguntas varían en función de la profesión o la antigüedad, y normalmente puedes encontrarlas en Internet. Sin embargo, aún es posible recibir una pregunta en la que no habías pensado de antemano. Si esto ocurre, tómate tu tiempo para pensar y sé transparente en caso de que no tengas respuesta. Lo más probable es que el entrevistador aprecie tu sinceridad.

Además, ciertas técnicas pueden ayudarte a estructurar respuestas más eficaces, como el modelo STAR, que significa Situación, Tarea, Acción, Resultado. Se trata de un método excelente que suele aplicarse a las preguntas conductuales de las entrevistas. Por ejemplo, puedes aplicar el modelo STAR para explicar a tu posible futuro empleador cómo superaste la adversidad en tus anteriores funciones.

11. Envía un correo electrónico de seguimiento

Cuando termine la reunión, es una buena práctica enviar una nota de agradecimiento de seguimiento al entrevistador. De este modo, puedes expresar tu gratitud por el tiempo que te han dedicado y demostrarles que este trabajo te importa de verdad. Y si decides que este puesto no es adecuado para ti, aún puedes obtener algunas valiosas conexiones de red para futuras referencias.

Protocolo para empleo y negocios en una entrevista virtual

La etiqueta de la entrevista sigue siendo aplicable a otros tipos de entrevista, como las entrevistas virtuales. Sin embargo, las reglas pueden diferir ligeramente según el contexto. Por ejemplo, puedes concluir fácilmente que no habrá un apretón de manos, sino una sonrisa, y que serás tú quien se sirva un vaso de agua antes de que empiece la entrevista.

El resto puede ajustarse a la experiencia virtual en consecuencia. Ponte tus mejores galas, conéctate a la plataforma unos minutos antes y minimiza las distracciones para reproducir la misma experiencia online. Además, no olvides comprobar tu conexión a Internet para evitar contratiempos y mirar a la cámara cuando hables para establecer contacto visual al estilo digital.

Puedes visitar nuestra guía de Cómo Prepararse para una Entrevista de Trabajo Online

Recomendaciones similares se aplican a las entrevistas telefónicas. Mantén un tono de voz firme y cálido durante la llamada, y utiliza afirmaciones vocales cuando hable el entrevistador para demostrar que prestas atención. Además, prepara de antemano las preguntas habituales de la entrevista, y reduce las posibles interrupciones (por ejemplo, batería baja del teléfono).

Conclusión

La etiqueta y protocolo en las entrevistas de trabajo es importante para garantizar el éxito de tu entrevista. Por supuesto, sé educado y expresa tu voluntad de aprender más sobre la empresa. Sigue estas reglas con diligencia, y el papel será tuyo.

Protocolo para Empleo y Negocios: Empresa

Cuando se trata de protocolo y etiqueta en los negocios, hay reglas que no deben romperse. Algunas de ellas pueden parecer de sentido común, pero te sorprendería saber cuántas veces puedes haber cometido un error sin darte cuenta.

En los últimos años, las empresas grandes y pequeñas han adoptado una cultura de startup más relajada. Se han derribado los cubículos y se han sustituido por plantas abiertas. El mobiliario de oficina puede ser cualquier cosa, desde sillones de peluche y cabinas de siesta hasta futbolines y máquinas recreativas. Los trajes y las corbatas se han sustituido por camisetas y vaqueros. El teletrabajo es cada vez más popular.

El entorno de oficina menos rígido puede hacer que algunos sientan que las normas de protocolo empresarial son anticuadas e innecesarias. No las tires todavía a la basura junto con los disquetes y los estrictos códigos de vestimenta. Aunque no sea evidente, muchas empresas siguen teniendo implícitas normas de conducta profesional y social. Hemos reunido estas normas de etiqueta empresarial que te ayudarán a evitar situaciones incómodas.

1. Presta atención a los nombres

Los nombres son uno de los primeros datos que aprendemos sobre alguien. Es la forma en que la gente te reconoce y se dirige a ti.

Cuando digas tu nombre a los demás, incluye tu apellido. Esto es especialmente importante si tienes un nombre común como Antonio o María.

Cuando conozcas a alguien por primera vez, presta atención a su nombre. No descuides su nombre ni inventes un apodo. Llama a la gente como quiera que la llames.

Recordar los nombres puede ser difícil, sobre todo si conoces a varias personas a la vez. Un truco que puedes utilizar es identificar una característica que te ayude a diferenciarlos. Otro es repetir su nombre e intentar utilizarlo en tu conversación 3 ó 4 veces, pero no con tanta frecuencia que resulte obvio.

2. Saluda a todo el mundo

Saludar a las personas con las que entras en contacto no sólo es educado, sino que establece una buena relación. Nunca sabes quiénes pueden ser las personas a las que saludas, así que es importante saludar a todos con el mismo grado de amabilidad.

Un simple «Hola, ¿qué tal?» o incluso una sonrisa y una inclinación de cabeza son suficientes. Sin embargo, añadir algo más puede hacer que te recuerden y te consideren amable y simpático. También puedes entablar conversación. Pero sé considerado. Si parecen tener prisa o no estar interesados en ese momento, no les fuerces a conversar.

Algunas formas de iniciar una conversación podrían ser:

  • Elogiar algo que lleve puesto y preguntarle dónde lo ha encontrado.
  • Comentar tu entorno. Puede ser cualquier cosa, desde el tiempo que hace hasta un libro que tengan en las manos o el espacio de la oficina.

La clave está en hacer preguntas abiertas que requieran algo más que un «sí» o un «no» y hagan avanzar la conversación.

3. Ofrece un apretón de manos y establece contacto visual

Otro de los puntos del protocolo para empleo y negocios. El apretón de manos es el saludo de negocios universal. Un apretón de manos firme sigue considerándose un rasgo positivo. Un apretón débil es negativo.

Normalmente, la persona de mayor rango ofrecerá primero su mano, pero si no lo hace, puedes ofrecer la tuya. Mantén el contacto visual cuando le des la mano y sonríe. Los que desvían la mirada son vistos como faltos de confianza y honestidad.

4. Da señales que muestren que estás prestando atención

Cuando otra persona está hablando, es importante asentir o sonreír. Esto demuestra que estás atento y escuchando activamente. Les dice que te importa lo que dicen y que valoras sus ideas.

Ten cuidado de no interrumpir. Si quieres hablar, puedes enviar una señal no verbal abriendo la boca, pero es de buena educación esperar a que termine.

5. Presenta a los demás

A nadie le gusta estar incómodamente de pie con un grupo de personas que no tienen ni idea de quiénes son ni de qué hacen allí. Es incómodo. Si entablas conversación con alguien y está con una persona a la que aún no conoce, es de buena educación hacer una presentación.

Pero da algo más de información que su nombre. Puedes añadir el cargo que desempeña en tu empresa y a qué se dedica. Esto proporciona a los demás algo de información, pero sé breve.

6. Envía notas de agradecimiento personalizadas y escritas a mano

Está perfectamente bien enviar correos electrónicos de autoconfirmación y agradecimiento después de que los clientes realicen una compra online. Sin embargo, un agradecimiento por correo electrónico (especialmente si se trata de una cuenta grande o de una relación comercial de larga duración) se considera ingenuo y grosero.

En su lugar, redacta un agradecimiento bien pensado y envíalo por correo postal. Puede que te lleve unos minutos más de tu tiempo y algo de dinero para el franqueo, pero es más apreciado.

7. Corrige los correos electrónicos en busca de errores gramaticales y tipográficos

Un punto fundamental dentro del protocolo para empleo y negocios. Si eres como la mayoría de los profesionales, te comunicarás mucho por correo electrónico. Cada mensaje enviado se refleja en ti, así que debes asegurarte de que son profesionales y están bien escritos. No deberías tener errores tipográficos en los correos electrónicos. Sólo te llevará unos segundos corregir tus correos antes de pulsar enviar.

La tecnología puede incluso hacer la mayor parte por ti. Por ejemplo, puedes descargarte una extensión que compruebe si hay errores en tus correos y te ofrezca sugerencias para corregirlos.

8. Sé educado y profesional en todas las formas de comunicación

No importa si te reúnes cara a cara, por teléfono o por correo electrónico, cada interacción debe ser profesional.

Cuando te comunicas sólo a través de texto, no tienes el tono de voz, las expresiones faciales y otras señales no verbales que lo acompañan. Recuérdalo cuando escribas correos electrónicos. Mantén los mensajes breves y directos, pero no envíes nada que no dirías en persona.

9. Sé siempre puntual

Tanto si se trata de llegar al trabajo o a una reunión como de cumplir un plazo, la puntualidad es fundamental. El tiempo es oro.

Cuando no cumples un plazo, todo el equipo se ve afectado y puede tener que cubrirte. Los equipos dependen de que cada uno haga su parte. Es fácil subestimar cuánto tiempo necesitarás para completar un proyecto si no haces un seguimiento regular de tu trabajo.

Cuando llegas tarde, estás siendo irrespetuoso y desconsiderado con el tiempo y los compromisos de otra persona. No llegues tarde.

Si vas con retraso, ponte en contacto con ellos en cuanto te des cuenta de que no vas a llegar a tiempo. Tampoco te presentes demasiado pronto. Lo ideal es llegar entre 5 y 10 minutos antes de la cita.

10. Vístete adecuadamente

Los códigos de vestimenta se han relajado mucho en las últimas décadas. Sin embargo, que no haya ninguna norma que diga que no puedes presentarte en el trabajo con una sudadera con capucha, pantalones de chándal y chanclas, no significa que debas hacerlo.

Por mucho que nos guste decirnos a nosotros mismos que no «juzguemos un libro por su portada», nuestra reacción inmediata es hacer exactamente eso. De hecho, los estudios han demostrado que lo primero que la gente percibe de los demás es su aspecto. Es lo que más influye en la primera impresión.

No hace falta que te pongas un traje de tres piezas, pero vestir elegante demuestra que te esfuerzas en tu aspecto y que es más probable que pongas el mismo entusiasmo en tu trabajo.

Cuando te vistes con ropa de descanso en un entorno profesional, la gente puede pensar que eres un vago. Esto no significa que no puedas ponerte una camiseta cómoda y unos vaqueros de vez en cuando. Si es apropiado para el entorno y la situación de trabajo, hazlo.

Puedes consultar nuestra guía de Cómo Vestirse para el Trabajo

11. Practica siempre una buena higiene

No importa lo que lleves puesto, una buena higiene es siempre imprescindible. Péinate. Recórtate la barba. Límpiate las uñas. Asegúrate de que tu ropa huele bien. Nadie quiere sentarse al lado y trabajar junto a alguien que huele a olor corporal y a comida frita.

12. Si invitas a otros a una comida de negocios, tú pagas

Las comidas de negocios te dan la oportunidad de conocer mejor a un colega, impresionar a un inversor o saber más sobre un cliente y sus necesidades. La regla general dentro del protocolo para empleo y negocios, es que la persona que hace la invitación pague la cuenta. No montes un escándalo por ello.

13. Los modales en la mesa importan

También debes conocer otros modales en la mesa. Muchas de las normas que tus padres imponían en la mesa siguen vigentes.

  • No hables con la boca llena ni mastiques con ella abierta.
  • No pongas los codos sobre la mesa.
  • No te suenes la nariz con la servilleta.
  • No envíes mensajes de texto ni juegues con el teléfono en la mesa.

Comer mientras hablas de negocios puede ser difícil si eliges un plato desordenado del menú. (Mantente alejado de alimentos para picar con los dedos, como ostras y alitas de pollo.) Las normas pueden cambiar según el lugar donde comas. Si comes en un restaurante de lujo de cinco estrellas, querrás conocer la colocación de las mesas.

14. Mantén ordenado tu espacio de trabajo

Un escritorio abarrotado de tazas de café viejas, montones de papeles y más notas Post-It que espacio libre, te distraerá y molestará a los demás.

Si no puedes mantener tu espacio de trabajo limpio y organizado, ¿cómo gestionarás tu trabajo? Es una pregunta que pensarán colegas, clientes y otras personas.

Tu espacio de trabajo refleja tanto tu imagen profesional como la de tu empresa, así que límpialo. Limpia el polvo unas cuantas veces al mes, desarrolla un sistema de organización y tira rápidamente la basura a la papelera.

15. Muestra respeto por las zonas y objetos compartidos

Trabajar en una oficina suele significar que compartes el espacio con otras personas. Muchas oficinas tendrán una cocina compartida o, al menos, una nevera de empresa para guardar almuerzos, aperitivos y bebidas. No seas la persona que roba la comida de los demás de la nevera de la empresa.

Limpia lo que ensucies. Si utilizas la impresora, la grapadora u otro material de oficina de la empresa, sé respetuoso. Repone el papel y las grapas para la siguiente persona que lo utilice.

16. No compartas demasiado, pero tampoco seas demasiado distante

No lleves tu vida personal al ámbito profesional. Contarle a todo el mundo en la oficina lo infiel que es tu novio o tus salvajes escapadas de fin de semana de borrachera pone a los demás en situaciones tensas e incómodas. Tampoco es apropiado para el trabajo, y a menudo se despide por ello a los que comparten más de la cuenta.

Sin embargo, la gente quiere saber un poco de ti. Si no compartes nada, parecerás esnob o distante. Es importante que sepas qué temas son apropiados para el trabajo y cuáles no. Hablar de la buena comida y las playas que visitaste en un reciente viaje a Tailandia puede ser apropiado. Sin embargo, contar que te bañaste desnudo después de emborracharte durante tus vacaciones allí no lo es.

En general, la política y la religión son los dos temas considerados inapropiados en casi todos los entornos profesionales. Si tienes un problema personal o médico que va a afectar a tu trabajo, ten una reunión privada con tu jefe para comunicárselo.

No seas un vecino entrometido. Recuerda respetar la intimidad y el espacio personal de los demás. Puede que tú te sientas cómodo compartiendo detalles sobre ti mismo, pero puede que los demás no.

17. Ten en cuenta cómo trabajan los demás

A algunas personas les gusta trabajar con la música a todo volumen. Otras necesitan silencio absoluto para concentrarse.

El protocolo para empleo y negocios nos dice que en una oficina, hay una mezcla de trabajadores con distintos estilos de trabajo. Si te gusta escuchar música, hazlo con auriculares. Si necesitas silencio, prueba auriculares con tecnología de cancelación activa del ruido.

18. No hables alto

Algunas personas tienen voces fuertes y retumbantes que exigen ser escuchadas. A veces, nos emocionamos en la conversación y nos olvidamos de nuestra voz. En cualquier caso, es importante mantener el volumen del sonido a un nivel decente. Un entorno ruidoso distrae y molesta a los demás.

Además, tu oficina puede compartir edificio con otras empresas. Pueden estar celebrando reuniones o intentando trabajar en silencio. Sé un buen vecino y utiliza tu voz de forma moderada.

19. Sé consciente de las señales no verbales

Puede que te sorprenda lo mucho que transmiten a los demás tus expresiones faciales, tu lenguaje corporal y los movimientos de tus manos. Tus expresiones faciales influyen mucho en cómo te perciben los demás.

Por ejemplo, un estudio reciente descubrió que la gente se formaba impresiones de los demás basándose en sus expresiones faciales en las fotografías. El hecho de que la persona de la foto sonriera determinaba si veían su personalidad como negativa o positiva. Su primera impresión de la foto influyó incluso en lo que sentían por la persona después de conocerla cara a cara meses después.

Todo, desde tu postura hasta tu ceño fruncido, es una forma de comunicación. Mantente erguido, sonríe y, si es necesario, pon tu cara de poker.

20. Guarda el teléfono

Nos hemos apegado tanto a nuestros teléfonos inteligentes, tabletas y dispositivos portátiles que puede resultar difícil desconectar. Sin embargo, hay ocasiones en que sacar el teléfono es ofensivo.

Enviar mensajes de texto o navegar por Internet con el teléfono durante una reunión es de mala educación. Consultar tu Facebook o las notificaciones de Twitter delante de un cliente da mala imagen de tu empresa y probablemente te hará perder a ese cliente y tu puesto de trabajo.

Es imposible prestar toda tu atención a alguien cuando estás distraído con el teléfono, así que guárdalo. Ponlo en silencio o apágalo por completo.

21. No seas quejica

A nadie le gusta una personalidad negativa.

Si te das cuenta de un problema que debería tratarse, no te limites a quejarte de él. (Por supuesto, si se trata de un problema que vulnera las políticas del lugar de trabajo o la conducta moral, debes denunciarlo a la persona adecuada).

Sin embargo, si se trata de cualquier otra cosa, piensa antes de hablar. Ofrece soluciones y ten cuidado al abordar el tema. En lugar de expresarlo como una debilidad o un defecto, enmárcalo como una oportunidad de mejorar o un nuevo proyecto apasionante.

El protocolo para empleo y negocios puede cambiar según el lugar y la cultura. Por ejemplo, la forma de empezar una reunión en Estados Unidos sería diferente a la de una cultura como la nuestra. Lanzarse de lleno a los negocios en Estados Unidos no sólo es normal, sino que se espera. Si haces eso en España, se considera grosero y desconsiderado, lo que puede afectar negativamente a tus relaciones comerciales.

Si tu negocio es global o viajas internacionalmente por trabajo, investiga la cultura y la etiqueta empresarial. En algunos casos, la gente es comprensiva si metes la pata debido a una barrera cultural o lingüística. Sin embargo, se agradece que demuestres que eres considerado con sus tradiciones.

Puede que no lo reconozcas, pero la etiqueta empresarial tácita e implícita existe incluso en las culturas empresariales más relajadas. Al principio puede resultar difícil descubrirlas, pero seguir estas reglas universales puede evitar que cometas un error embarazoso.

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